Regulamin Photo Assistant

Data obowiązywania: od 17.09.2026 r..

1. Usługodawca i definicje

Usługodawcą Photo Assistant jest Wojtek Kibitlewski, adres: ul. Śnieżyczek 11A, 40-748 Katowice, e-mail: support@photo-assistant.com, telefon kontaktowy: 733 155 490.
„Aplikacja” oznacza usługę internetową Photo Assistant wspierającą organizację pracy fotografa. „Użytkownik” oznacza osobę lub podmiot, który zawarł umowę o korzystanie z Aplikacji. Osoba działająca w imieniu innego podmiotu musi posiadać odpowiednie upoważnienie.
„Klient fotografa” oznacza osobę korzystającą lub zainteresowaną usługami Użytkownika. Korzystanie z udostępnionego linku płatniczego nie oznacza zawarcia umowy o abonament Photo Assistant.
„Konsument” ma znaczenie wynikające z Kodeksu cywilnego. Przepisy ochronne stosuje się także do osoby fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z działalnością gospodarczą, lecz niemającą dla niej charakteru zawodowego, w zakresie przewidzianym ustawami. Podanie NIP nie wyłącza automatycznie tej ochrony.
Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie przed zawarciem umowy w sposób umożliwiający zapisanie i odtworzenie. Jego częścią jest załącznik dotyczący powierzenia danych. Polityka prywatności wyjaśnia zasady przetwarzania danych.

2. Zakres usługi

Aplikacja umożliwia, w zakresie dostępnego planu i skonfigurowanych integracji: prowadzenie bazy klientów i notatek, obsługę wiadomości, porządkowanie zapytań, planowanie sesji w kalendarzu, zarządzanie ofertą, analizę korespondencji przez AI, wykonywanie ustawionych automatyzacji oraz obsługę informacji i linków dotyczących płatności klientów fotografa.
Funkcje integracji wymagają odpowiedniego konta u dostawcy zewnętrznego, uprawnień, konfiguracji, a niekiedy odrębnych opłat. Dostępność funkcji i limity przedstawiamy przed zakupem planu.
Usługodawca nie jest stroną umów o wykonanie sesji lub innych usług zawieranych pomiędzy Użytkownikiem i jego klientami. Użytkownik określa warunki tych usług, w tym cenę, termin, zasady rezygnacji i zwrotów, oraz przekazuje wymagane prawem informacje.
Opis planowanych funkcji nie stanowi zapewnienia ich bieżącej dostępności. Wiążący zakres usługi wynika z informacji przedstawionych przy zawieraniu umowy i obowiązujących przepisów.

3. Wymagania techniczne i konto

Do korzystania z Aplikacji potrzebne są urządzenie z internetem, aktualna przeglądarka obsługująca JavaScript, możliwość korzystania z niezbędnych cookies oraz działający adres e-mail.
Konto tworzy się przez wypełnienie formularza rejestracji, akceptację regulaminu i potwierdzenie adresu e-mail zgodnie z instrukcją w Aplikacji. Umowa o dostęp zostaje zawarta z chwilą skutecznego utworzenia konta. Potwierdzenie zawarcia umowy i jej warunki przekazujemy na trwałym nośniku, np. e-mailem.
Użytkownik przekazuje prawdziwe dane, aktualizuje je i chroni dostęp do konta, poczty oraz integracji. Podejrzenie nieuprawnionego dostępu należy niezwłocznie zgłosić Usługodawcy.
Aplikacja jest przeznaczona dla pełnoletnich użytkowników posiadających zdolność do zawarcia umowy.

4. 30-dniowy okres próbny i opłaty

Użytkownik po rejestracji w aplikacji otrzymuje 30 dni bezpłatnego okresu próbnego. Datę zakończenia próby wskazujemy w Aplikacji lub wiadomości potwierdzającej.
Po okresie próbnym dalsze korzystanie z płatnych funkcji wymaga skorzystania płatnego planu subskrypcji.
Przed zamówieniem podajemy cenę całkowitą z podatkami, walutę, zakres planu i limity, okres rozliczeniowy, czas trwania umowy, metody i terminy płatności oraz warunki odnowienia i anulowania. Zamówienie powodujące obowiązek zapłaty jest oznaczone jednoznacznie.
Warunki handlowe: cena podstawowa 149,00 zł netto, okres rozliczeniowy jeden miesiąc. Użytkownik ma możliwość zrezygnowania z usługi po upływie opłaconego okresu. Cena promocyjna: 1.600 zł netto, okres rozliczeniowy: jeden rok. Użytkownik ma możliwość zrezygnowania z usługi po upływie opłaconego okresu. Cena promocyjna dla osób zarejestrowanych przed 18.10.2026 r.: 960 zł netto, okres rozliczeniowy: jeden rok. Użytkownik ma możliwość zrezygnowania z usługi po upływie opłaconego okresu.
Bezpłatny okres próbny dotyczy opłaty za Aplikację. Nie znosi opłat wynikających z odrębnych umów Użytkownika z dostawcami poczty lub płatności. Jeżeli naliczamy dodatkowe opłaty za wykorzystanie funkcji, podajemy je przed zamówieniem; wymagają one odpowiedniej zgody Użytkownika.
Nie wprowadzamy podwyżki ceny za już opłacony okres. Zmiana ceny na przyszłość wymaga uprzedniej informacji, jasnych warunków i możliwości zakończenia umowy przed zastosowaniem nowej ceny, z zachowaniem przepisów bezwzględnie obowiązujących.
W razie braku płatności przekazujemy wezwanie i wyznaczamy co najmniej 7 dni na jej uregulowanie, wskazując skutki braku zapłaty.

5. Poczta, AI i automatyczne wiadomości

Użytkownik może łączyć wyłącznie konta i usługi, do których ma odpowiednie uprawnienia. Odpowiada za legalność przekazywania danych oraz za poinformowanie swoich klientów o ich przetwarzaniu.
Po podłączeniu skrzynki Aplikacja może synchronizować pocztę w tle. Dostępna analiza AI może automatycznie obejmować treść wiadomości, dane kontaktowe i kontekst rozmowy. Szczegóły odbiorców danych opisuje polityka prywatności i wykaz podmiotów przetwarzających.
Wyniki AI mogą zawierać błędy i wymagają nadzoru Użytkownika. Przed poleganiem na wyniku należy sprawdzić w szczególności terminy, dane klientów, ceny i ustalenia. Sam wynik AI nie zastępuje uzgodnienia z klientem.
Włączenie reguł automatyzacji może skutkować wysyłką wiadomości lub powiadomień bez zatwierdzania każdej wysyłki. Użytkownik powinien sprawdzić treść, odbiorców, warunki i czas działania reguł. Wiadomości zaakceptowanej przez dostawcę do wysłania może nie dać się wycofać.
Użytkownik nie może używać automatyzacji do spamu, podszywania się pod inne osoby ani marketingu bez wymaganych zgód. Obowiązek ten nie wyłącza odpowiedzialności Usługodawcy za prawidłowe działanie własnej usługi.
Odłączenie skrzynki zatrzymuje dalszą synchronizację, ale nie usuwa automatycznie wcześniej zapisanej korespondencji. Zakończenie korzystania z zewnętrznej usługi nie jest automatycznie wypowiedzeniem umowy o Photo Assistant.

6. Płatności klientów fotografa

Integracja płatnicza służy tworzeniu i obsłudze żądań zapłaty za usługi Użytkownika oraz prezentacji statusów transakcji. Nie jest tożsama z rozliczeniem abonamentu Photo Assistant.
Realizacja płatności wymaga właściwie skonfigurowanego konta operatora. Płatność jest obsługiwana na warunkach właściwego operatora, a odbiorcą należności jest podmiot wskazany w transakcji. Photo Assistant nie przechowuje środków klientów jako depozytu.
Użytkownik odpowiada za poprawność żądania płatności i przekazanie klientowi warunków usługi. Charakter kwoty, np. zaliczka lub zadatek, musi wynikać z uzgodnień i prawa; nie wynika wyłącznie z etykiety w Aplikacji.
Spory o wykonanie sesji, rezygnację i zwrot należności rozstrzygane są pomiędzy stronami usługi fotograficznej. Błędy działania Aplikacji można zgłaszać Usługodawcy.

7. Dozwolone korzystanie i prawa do treści

Zabronione jest dostarczanie treści bezprawnych, naruszanie praw innych osób, obchodzenie zabezpieczeń, nieuprawnione pozyskiwanie danych oraz celowe zakłócanie działania usługi.
Użytkownik zachowuje prawa do wprowadzonych treści. Udziela Usługodawcy upoważnienia do ich technicznego przechowywania, przetwarzania, kopiowania i przekazywania w zakresie koniecznym do realizacji zamówionych funkcji, przez czas niezbędny do wykonania umowy i jej prawidłowego zakończenia. Upoważnienie to nie obejmuje wykorzystania treści do niezależnych kampanii reklamowych.
Prawa do oprogramowania i oznaczeń Photo Assistant pozostają przy uprawnionych podmiotach. Umowa daje prawo korzystania z Aplikacji w jej udostępnionym zakresie.
Aplikacja nie jest przeznaczona do gromadzenia danych szczególnych kategorii, np. danych o zdrowiu, ani danych o wyrokach karnych. Nie należy celowo ich wprowadzać bez odrębnego ustalenia podstaw prawnych, instrukcji i zabezpieczeń. Dotyczy to również takich informacji zawartych w poczcie.

8. Dostępność, utrzymanie i odpowiedzialność

Usługodawca utrzymuje Aplikację z należytą starannością i dostarcza aktualizacje wymagane do zachowania zgodności usługi z umową, w tym aktualizacje bezpieczeństwa.
Mogą występować przerwy konserwacyjne i awarie. O planowanych istotnych przerwach informujemy z odpowiednim wyprzedzeniem, o ile nie wymaga to natychmiastowego działania dla bezpieczeństwa.
Działanie integracji zależy również od usług zewnętrznych. Ograniczenie lub zmiana ich API może wymagać dostosowania funkcji. Nie wyłącza to praw Użytkownika w razie niewykonania lub niezgodności usługi z umową.
Odpowiedzialność stron regulują właściwe przepisy. Regulamin nie wyłącza odpowiedzialności, której wyłączyć nie można, ani ustawowych uprawnień Konsumenta i innych chronionych osób. Zalecenie zachowania własnej kopii ważnych danych nie zwalnia Usługodawcy z jego obowiązków.

9. Reklamacje

Reklamacje można składać na support@photo-assistant.com lub adres Usługodawcy wskazany w punkcie 1. Warto podać dane umożliwiające odpowiedź, opis problemu, czas jego wystąpienia i oczekiwany sposób rozwiązania. Brak użycia formularza lub nieobowiązkowych danych nie jest sam w sobie podstawą odmowy rozpatrzenia reklamacji.
Odpowiadamy w ciągu 14 dni od otrzymania reklamacji, e-mailem lub na innym uzgodnionym trwałym nośniku. Wobec Konsumenta brak odpowiedzi w ustawowym terminie wywołuje skutki przewidziane prawem.
W przypadku niedostarczenia lub niezgodności usługi cyfrowej z umową osobie uprawnionej przysługują ustawowe środki ochrony, w szczególności żądanie dostarczenia lub doprowadzenia do zgodności, a w przypadkach określonych ustawą obniżenie ceny albo odstąpienie od umowy. Usługodawca odpowiada za zgodność usługi świadczonej w sposób ciągły przez okres jej dostarczania.
Konsument może zwrócić się o pomoc do rzecznika konsumentów lub właściwego podmiotu pozasądowego rozwiązywania sporów. Informacje znajdują się na stronie UOKiK. Wymagane prawem stanowisko dotyczące udziału w postępowaniu pozasądowym przekazujemy w odpowiedzi na nierozwiązany spór.

10. Ustawowe odstąpienie od umowy

Konsument oraz przedsiębiorca objęty odpowiednią ochroną mogą odstąpić od umowy zawartej na odległość w ciągu 14 dni od jej zawarcia, bez podawania przyczyny, z zastrzeżeniem ustawowych wyjątków. Okres próbny nie zastępuje tego prawa.
Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem na adres e-mail lub pocztowy Usługodawcy. Można użyć poniższego wzoru, ale nie jest to obowiązkowe.
Zwrot należnych płatności następuje nie później niż w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia, przy użyciu tej samej metody płatności, chyba że uzgodniono inną bez dodatkowych kosztów.
Jeżeli osoba uprawniona wyraźnie zażąda rozpoczęcia odpłatnego świadczenia przed upływem terminu odstąpienia i otrzyma wymagane pouczenia, rozliczenie usługi faktycznie wykonanej do odstąpienia następuje według właściwych przepisów. Za bezpłatne dni próby nie naliczamy ceny. Samo zalogowanie lub uruchomienie usługi cyfrowej świadczonej w sposób ciągły nie oznacza automatycznej utraty prawa odstąpienia.
Wzór: „Adresat: Wojtek Kibitlewski, ul. Śnieżyczek 11A, 40-748 Katowice, supprot@photo-assistant.com. Niniejszym odstępuję od umowy o świadczenie usługi Photo Assistant zawartej dnia [data]. Imię i nazwisko: []. Adres: []. E-mail konta: []. Data: []. Podpis - tylko przy wersji papierowej: [___]”.

11. Zakończenie umowy i dane

Użytkownik może złożyć wypowiedzenie e-mailem oraz usunąć konto w ustawieniach bezpieczeństwa. Zakończenie odnowienia, usunięcie konta i ustawowe odstąpienie są odrębnymi czynnościami i muszą być jasno opisane w interfejsie.
Usługodawca może ograniczyć dostęp w zakresie koniecznym do usunięcia realnego zagrożenia bezpieczeństwa lub bezprawnego działania. W pozostałych przypadkach istotnego naruszenia regulaminu najpierw wzywa do jego usunięcia w terminie co najmniej 7 dni. Informuje o przyczynie i umożliwia złożenie reklamacji, chyba że zakazuje tego prawo.
Zakończenie świadczenia usługi przez Usługodawcę z przyczyn organizacyjnych wymaga co najmniej 30-dniowego uprzedzenia i umożliwienia odbioru danych. Niewykorzystana opłata podlega proporcjonalnemu zwrotowi, z zachowaniem dalej idących praw ustawowych.

12. Zmiany regulaminu i usługi

Zmiany mogą wynikać z przepisów, konieczności zapewnienia bezpieczeństwa, zmian technicznych integracji lub rozwoju funkcji. Muszą pozostawać związane z podaną przyczyną i nie naruszać praw nabytych ani przepisów bezwzględnie obowiązujących.
O istotnych zmianach informujemy na trwałym nośniku, podając treść, przyczynę, datę wejścia w życie i uprawnienia Użytkownika, co do zasady co najmniej 30 dni wcześniej. Krótszy termin jest możliwy jedynie w granicach prawa i gdy uzasadnia go obowiązek prawny lub pilne zagrożenie bezpieczeństwa.
W przypadku zmiany usługi cyfrowej stosujemy ustawowe warunki dopuszczalności zmiany, w tym brak dodatkowych kosztów i odpowiednią informację. Gdy zmiana istotnie i negatywnie wpływa na dostęp lub korzystanie przez chronioną osobę, przysługuje jej ustawowe prawo wypowiedzenia bez zachowania terminu w ciągu 30 dni od zmiany lub późniejszego poinformowania, z ustawowymi wyjątkami.
Do umowy stosuje się prawo polskie, z zachowaniem bezwzględnie obowiązującej ochrony przysługującej Konsumentowi. Spory rozpoznaje sąd właściwy według przepisów; nie narzucamy Konsumentowi sądu właściwego wyłącznie dla Usługodawcy.

Załącznik 1. Warunki powierzenia przetwarzania danych

A. Strony, zakres i instrukcje

Użytkownik działa jako administrator powierzanych danych, a Wojtek Kibitlewski jako podmiot przetwarzający („Procesor”). Jeżeli Użytkownik jest sam podmiotem przetwarzającym, musi posiadać odpowiednie upoważnienie administratora do dalszego powierzenia; niniejsze warunki stosuje się odpowiednio.
Przedmiotem powierzenia jest obsługa funkcji Photo Assistant na czas umowy i okres niezbędny do zgodnego z nią zwrotu lub usunięcia danych. Celem jest organizacja pracy Użytkownika, komunikacja i obsługa jego klientów.
Operacje obejmują pozyskiwanie z uprawnionych źródeł, zapis, porządkowanie, przechowywanie, wyszukiwanie, analizę, udostępnianie wskazanym odbiorcom, wysyłkę, aktualizację i usuwanie, wyłącznie w zakresie zamówionych funkcji.
Kategorie osób: klienci i potencjalni klienci Użytkownika, korespondenci, osoby reprezentujące kontrahentów oraz osoby opisane w powierzonych treściach. Kategorie danych: identyfikacyjne i kontaktowe, korespondencja i metadane, ustalenia usług, notatki, terminy, informacje transakcyjne i wyniki analizy. Powierzenie nie przewiduje celowego gromadzenia szczególnych kategorii danych ani danych o wyrokach; rozszerzenie wymaga uzgodnienia zabezpieczeń i instrukcji.
Procesor działa wyłącznie na udokumentowane polecenie, obejmujące umowę, zgodną z nią konfigurację i dyspozycje Użytkownika, również w zakresie transferów. Jeżeli prawo wymaga innego przetwarzania, informuje o tym przed jego rozpoczęciem, chyba że prawo zabrania informacji. Niezwłocznie sygnalizuje instrukcję, którą uzna za sprzeczną z prawem ochrony danych.

B. Obowiązki i bezpieczeństwo

Użytkownik zapewnia podstawy prawne, przejrzystość przetwarzania, minimalizację i prawidłowość danych oraz legalność instrukcji. Procesor nie przejmuje tych obowiązków, ale odpowiada za własne obowiązki ustawowe i umowne.
Procesor dopuszcza do danych tylko osoby zobowiązane do poufności i stosuje środki odpowiadające ryzyku zgodnie z art. 32 RODO. Obejmują one właściwą kontrolę dostępu, ochronę transmisji i sekretów, zarządzanie podatnościami, utrzymanie dostępności, odtwarzanie danych oraz regularną ocenę skuteczności zabezpieczeń.
Specyfikacja faktycznie stosowanych środków:. Ogólny opis powyżej nie zastępuje tej specyfikacji.
Procesor pomaga, z uwzględnieniem charakteru przetwarzania i dostępnych informacji, realizować prawa osób, obowiązki bezpieczeństwa, zgłaszania naruszeń, oceny skutków i uprzednich konsultacji. O żądaniu osoby dotyczącym danych powierzonych informuje Użytkownika; nie rozstrzyga samodzielnie o jego zasadności, chyba że wymaga tego prawo.
O naruszeniu ochrony danych Procesor zawiadamia Użytkownika bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu, przekazuje dostępne informacje o charakterze, zakresie, możliwych skutkach i środkach zaradczych oraz sukcesywnie je uzupełnia. Nie uzależnia pierwszego zgłoszenia od ukończenia analizy.

C. Weryfikacja, zwrot i usunięcie

Procesor udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności z obowiązkami powierzenia oraz umożliwia audyty i inspekcje Użytkownikowi lub upoważnionemu audytorowi i współdziała w nich. Sposób audytu uwzględnia bezpieczeństwo i prawa innych klientów; nie może pozbawiać tego uprawnienia skuteczności.
Po zakończeniu usług Procesor, według wyboru Użytkownika, zwraca lub usuwa dane oraz usuwa istniejące kopie, chyba że prawo wymaga dalszego przechowywania. Do zakończenia tych czynności dane pozostają chronione i nie są używane do innych celów.
Dane przechowywane z obowiązku prawa zostają ograniczone do wymaganego zakresu i celu. Na żądanie Procesor potwierdza wykonanie zwrotu lub usunięcia, z informacją o prawnych wyjątkach.